Datenschutzerklärung

Stand: 15.07.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ESTAYA Beyond GmbH
Moritzstr. 13
09212 Limbach-Oberfrohna
Deutschland

E-Mail: hello@sip.coach
Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie in unserem Impressum.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder auf einer sonstigen gesetzlichen Erlaubnis. Soweit für Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung eingeholt wird, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unsererseits oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf dieser Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom aufrufenden Computersystem (Server-Logfiles). Dabei werden u. a. folgende Daten erhoben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, die Website, von der die Anforderung kommt (Referrer), sowie Browser, Betriebssystem und Sprache des zugreifenden Systems.

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs der Website, zur Erkennung von Missbrauch und zur Sicherstellung der IT-Sicherheit verarbeitet und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Hosting dieser Website erfolgt in Deutschland auf eigener Infrastruktur. Insoweit findet kein Transfer der Server-Logdaten an Drittanbieter außerhalb der EU statt.

4. Cookies und Matomo-Webanalyse auf dieser Website

Dieser Abschnitt betrifft die Marketing-Website (sip.coach). Für die Trainingsplattform (app.sip.coach) gilt ein eigenes Modell ohne Banner; es ist in Abschnitt 6 zusammengefasst und in den gesonderten Datenschutzhinweisen innerhalb der App näher beschrieben.

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, um grundlegende Funktionen bereitzustellen. Für diese ist keine Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Darüber hinaus setzen wir (ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Consent-Banner) Matomo ein, eine selbstgehostete Webanalyse-Software. Matomo läuft ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland; es findet keine Weitergabe an Dritte und keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt. Matomo setzt bei uns keine Cookies.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Matomo ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Ihre Zustimmung wird Matomo nicht geladen; es werden dann keine Nutzungsstatistik-Daten erhoben.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Cookie-Einstellungen ändern. Eine vollständige Übersicht über die von uns eingesetzten Cookies, deren Zweck und Speicherdauer finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie per E-Mail (z. B. an hello@sip.coach) mit uns Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (u. a. Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Name und Telefonnummer sowie der Inhalt Ihrer Nachricht) von uns gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Diese Daten löschen wir, sobald die Bearbeitung Ihres Anliegens abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

6. Registrierung und Nutzung der sip.coach App

Für die Nutzung der sip.coach Trainingsplattform (app.sip.coach) ist eine Registrierung erforderlich. Die dabei sowie im weiteren Nutzungsverlauf verarbeiteten personenbezogenen Daten (u. a. Kontodaten, Trainings- und Gesprächsdaten sowie Scoring-Ergebnisse) sind ausführlich in den gesonderten Datenschutzhinweisen innerhalb der App beschrieben, die für das jeweilige Nutzungsverhältnis maßgeblich sind.

Zusammengefasst gilt: Die Datenhaltung erfolgt in der EU bzw. in Deutschland. Für die Verwaltung von Benutzerkonten und die Authentifizierung setzen wir eine selbst betriebene (self-hosted) Instanz der Software Keycloak ein: Zugangsdaten und Identitätsinformationen verlassen damit unsere eigene, in der EU betriebene Infrastruktur nicht. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie, für Team- und Enterprise-Konten, ergänzend ein gesondert abgeschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem jeweiligen Arbeitgeber als datenschutzrechtlich Verantwortlichem für die Daten seiner Mitarbeitenden.

Innerhalb der App setzen wir zusätzlich technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Sitzung ein. Für die Nutzungsstatistik verwenden wir dort dieselbe selbstgehostete Matomo-Instanz wie auf dieser Website, jedoch ohne das Banner aus Abschnitt 4: Matomo läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland und setzt auch in der App keine Cookies. Sie können die Nutzungsstatistik in den Kontoeinstellungen jederzeit abschalten, voreingestellt ist sie an. Weitere Angaben hierzu stehen in den Datenschutzhinweisen innerhalb der App.

7. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Bestellungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, sowie verbundene Unternehmen, „Stripe") ein. Im Rahmen des Bezahlvorgangs übermitteln wir die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (u. a. Name, Zahlungsdaten, Rechnungsadresse und Betrag) an Stripe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags). Dabei kann es zu einer Datenübermittlung an Stripe-Konzerngesellschaften außerhalb der EU kommen. Einzelheiten zur dortigen Verarbeitung und den eingesetzten Garantien entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy.

8. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Zur Erfüllung unserer handels- und steuerrechtlichen Pflichten sowie zur Rechnungsstellung nutzen wir das ERP-System Odoo. Hierbei werden Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten verarbeitet und für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB).

9. Sprachaufnahmen im Live-Sparring und im Einwand-Dialog

Auf unserer Website können Sie ein Gespräch mit einer KI-Persona sprechen, statt es zu tippen (Live-Sparring auf der Startseite und unter /sparring/). Der Zugriff auf Ihr Mikrofon erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Freigabe; ohne Freigabe bleibt die Texteingabe uneingeschränkt nutzbar. Ihre Entscheidung können Sie in Ihrem Browser jederzeit widerrufen.

Zweck der Verarbeitung ist die Umwandlung Ihrer Aufnahme in Text (Transkription) sowie die Sprachausgabe der Antwort. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Empfänger sind die in Abschnitt 10 genannten Auftragsverarbeiter für Sprach-KI, namentlich der Dienstleister für die Umwandlung von Sprache in Text und der Dienstleister für die Sprachausgabe. Die Audiodaten werden ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht auf einem Datenträger abgelegt und unmittelbar nach der Umwandlung verworfen. Gespeichert wird allein der Text; auch in unseren Protokolldateien wird weder die Aufnahme noch der Transkripttext festgehalten.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein, u. a. für Hosting, Zahlungsabwicklung (Stripe) und Buchhaltung (Odoo). Die Webanalyse (Matomo, nur nach Einwilligung) läuft auf unserer eigenen Infrastruktur und ist kein externer Auftragsverarbeiter. Hinzu kommen zwei Dienstleister für Sprach-KI: einer für die Umwandlung von Sprache in Text (Transkription) und einer für die Sprachausgabe (Text-zu-Sprache), beide nur nach Ihrer Einwilligung nach Abschnitt 9. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen entsprechende Verträge, die ein der DSGVO entsprechendes Schutzniveau sicherstellen.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) findet nur statt, soweit dies für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist: insbesondere im Rahmen der Zahlungsabwicklung über Stripe sowie einzelner Sprach-KI-Schritte (Transkription und Sprachausgabe) nach Einwilligung. Unsere Webanalyse (Matomo) läuft ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland; hierüber findet keine Drittlandübermittlung statt. In den übrigen Fällen stellen wir durch geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und/oder eine Zertifizierung der Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework, ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.

12. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten (etwa steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren für Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen), speichern wir die betroffenen Daten für die Dauer dieser Pflichten; eine Verarbeitung zu anderen Zwecken findet in diesem Zeitraum grundsätzlich nicht statt.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
Widerrufsrecht für erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an hello@sip.coach. Für Nutzer der App stehen Auskunft und Löschung zusätzlich direkt in den Kontoeinstellungen zur Verfügung.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Devrientstraße 1
01067 Dresden
Telefon: +49 351 85471-101
E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de
Web: www.datenschutz.sachsen.de

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO ein, die für Sie eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Das KI-gestützte Scoring innerhalb der App bewertet die Qualität simulierter Trainings und dient ausschließlich Ihrer persönlichen Weiterentwicklung; es werden hierüber keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung für Sie getroffen.

16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 02.10.2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets unter dieser Adresse.

Diese Datenschutzerklärung wird laufend juristisch geprüft und aktualisiert.